南京特殊教育职业技术学院公务卡实施暂行办法

2013-05-29        阅读:3805
根据省教育厅,苏教财[2007] 2号,省财政厅[2006] 31号文件要求,为进一步深化和完善国库集中支付制度改革,规范财政财务管理,提高公务支出透明度,控制预算单位现金流量与现金风险,简化预算单位财务结算和报销流程。我院拟采用以财务银行卡及电子转账支付系统为媒介,在国库集中支付制度现有的财政授权支付方式下,将原通过提取和使用现金支付的办公费、差旅费、会议费、招待费等日常公务支出,改由银行卡结算,特制定公务卡管理及操作规程。
一、公务卡日常管理
     (一)公务卡办理
      公务卡是学院统一为我院正式职工向省财政直接支付银行——工商银行申办的一张具有免息透支消费功能的牡丹贷记卡。这样,便可做到公务支出由职工先行透支消费,而后回校财务刷卡报销,免去一项工作要办理借款和报销两道手续的麻烦。
公务卡实行免费开卡、免受年费、免担保、到期免费换卡。
  公务卡申办成功后,经学院财务处确认核实,由发卡行将持卡人姓名和卡号等信息统一录入公务卡支持系统管理。
  (二)公务卡信息维护
  新增人员应及时到财务处办理公务卡的申领手续,调动、退休职工应及时到财务处办理停止使用等手续,由财务处通知发卡行及时维护公务卡支持系统。
  已经持有公务卡的人员在涉及公务卡的相关信息变动时,应及时通知财务处,以便发卡行及时维护公务卡支持系统。
  (三)公务卡标识、结算币种及结算范围
公务卡使用的是中国银联标准信用卡。
公务卡原则上仅用于办理人民币支出结算业务。
  公务支出发生后,由持卡人及时向财务处申请办理报销手续。
  公务卡也可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,单位不承担私人消费行为引致的一切责任。
  (四)公务卡信用额度设定
  公务卡的信用额度,由学院根据银行卡管理规定和业务需要,与发卡行协商设定。原则上每张公务卡的信用额度不超过5万元、不少于1万元。
  发卡行可根据持卡人资信情况调整其信用额度,并及时通知持卡人和学院财务处。
  (五)公务卡的密码保管及补办事宜
公务卡的卡片和密码均由个人负责保管。
公务卡办好后,持卡人本人携带身份证及公务卡到就近工行网点做“启用激活”及预留密码后,方能正常使用。
公务卡可通过网上银行自助开通“余额变动提醒”服务,卡中每一笔金额的进出信息,银行将通过手机短信发送到持卡人手机上。
  公务卡遗失或损毁后的补办等事项由个人自行到发卡行申请办理,并及时通知院财务处以便发卡行维护公务卡支持系统。
  (六)公务卡对账
  发卡行按月向持卡人提供公务卡对账单,并按照与持卡人约定的方式,及时向持卡人提供公务卡账户资金变动情况和还款提示等重要信息。
  持卡人收到“银行对账单”后应及时核对,对公务消费交易有疑义的,可向发卡行提出交易查询。对报销金额有疑义的,可到院财务处进行查询。查询时间与业务发生时间的跨度不得超过三个月。
  二、公务卡支付管理
  (一)公务卡使用范围
  学院财政授权支付业务中(指财政拨款)原使用现金或支票结算的公用经费支出,包括差旅费、会议费、招待费和1万元以下的零星购买支出(只限于办公用品包干经费)等,应使用公务卡结算。
  学院原使用支票结算的其他有关支出(指财政拨款以外的资金,如:课题费、培训费、外单位委托事项等)原则上要求使用公务卡结算,特殊情况可由本部门自行确定。
  (二)公务卡消费需取得发票及相关刷卡凭证
  对于差旅、会议、购买等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并须取得发票等财务报销凭证和有关银行卡消费凭证。    持卡人使用公务卡同时进行公务和个人消费时,应分别刷卡并分别取得公务消费和个人消费的银行刷卡凭证。报销时,公务卡消费发票必须与银行卡消费凭证金额一致。
  (三)公务卡信用额度管理
  原则上同一持卡人信用消费单笔不得超过1万元,月透支金额不得超过5万元。
  特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可通过财务处提前向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度数和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行。
  (四)公务卡提现
  持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金。
  确有特殊需要,应当事前经过财务处批准,未经批准的提现业务,提现手续费等费用均由持卡人承担。
  三、公务卡财务报销管理
实行公务卡结算后,原则上不再办理现金报销和借款。若出现预计公务支出超出信用额度或结算天数超过宽限免息期等特殊情况需借款的,经单位领导及财务部门同意后,财务部门将借款支付至借款人的个人卡中,职工报销冲帐时,财务部门要通过pos机将多余款项从职工个人卡扣刷回单位原支付账户。
公务卡报销流程:
1.报销人凭发票、POS消费凭条等单据,填报报销审批凭证按单位报销程序审批。
   2.出纳人员凭核准的报销审批凭证及报销单据,通过财务转账POS或电子支付手段将报销资金划转到个人卡上。
   3.报销人确认无误后,在财务POS打印的转帐凭条或“还款明细表”上签名。
   4.财务人员根据报销人签字确认的凭条、报销审批凭证及报销单据登记入账。
(二)还款时间要求
  公务卡具有25至56天的透支免息期,还款日为消费发生日次月的25日。
  为避免逾期罚款,持卡人应在“到期还款日”之前,至少提前7天到财务处办理公务卡报销手续。
  对于特殊情况,如持卡人到外地办理公务时间较长,不能在“到期还款日”前赶回单位报销时,可选择特快专递等方式将报销单据在“到期还款日”前7天传递到持卡人所在部门,并委托专人负责到财务处办理报销手续。
  对于确需提前还款的业务,持卡人应及时到财务处办理报销手续,以便财务处及时签发财政授权支付指令办理公务卡还款手续。
  (三)批量还款处理
  一个财政授权支付指令可同时向多张公务卡还款。
   (四)监控要求
  发卡行应当按财政厅要求,向财政厅动态监控系统实时、全面、准确反馈零余额账户向公务卡还款的支付信息,以及该笔报销业务所对应的公务卡向商户付款的明细消费信息。
  (五)退货处理
  因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回财务处,并由财务处及时退回零余额账户。
  持卡人退款的财务审核手续按学院财务制度规定执行。
  (六)特殊情况处理
  因特殊原因导致发卡行当日无法将资金划转到公务卡账户,发卡行应于第二个工作日上午与学院沟通核实并重新划款。 3个工作日内仍无法完成划款的,须及时通知学院,由学院按照财政授权支付业务流程,签发《财政授权支付更正(退回)通知书》,向零余额账户办理资金退回手续。
通知发卡行向指定的公务卡还款。“还款汇总表”电子信息与纸质信息必须确保一致。
四、下列情况经单位领导和财务处审核同意后,可使用现金结算:
      确需用现金发放的慰问费、稿费、和抚恤救济性支出。
     确需用现金发放给非单位职工单笔金额在1000元以下的劳务费等。
     确需用现金支付给单位临时聘用人员的费用。
     无法用公务卡支付的商业网点及购买农民的产品时口使用现金支付。
结算现金报销款程序跟公务卡报销程序相同,财务部门将审批过的原始凭证金额打入职工公务卡中。